Vous êtes sur le point d’embaucher votre premier salarié, le cabinet NOREXCO fait le point sur les obligations administratives.

1. La déclaration préalable à l’embauche

Avant tout embauche, la déclaration préalable à l’embauche (DPAE) doit être effectuée au plus tôt 8 jours avant l’entrée en fonction du salarié.

Cette DPAE indique à l’URSSAF ou la MSA votre recrutement futur en y indiquant :

  • Le nom de votre entreprise,
  • Votre code APE,
  • Votre numéro SIRET,
  • Les coordonnées du service de santé
  • Le nom, prénom, adresse, date et lieu de naissance du salarié
  • Date et durée du contrat.

En retour de cette déclaration, l’URSSAF ou la MSA adresse à l’entreprise un accusé de réception, que vous devez également transmettre à votre salarié.

2. Établissement du contrat de travail

Un contrat de travail sera établi entre l’employeur et le salarié, afin de préciser le cadre juridique du poste (la fonction occupée, la durée du contrat, la rémunération, …)

Bien qu’aucun écrit n’est exigé pour une embauche en CDI à temps plein (sauf disposition de la convention collective), nous vous recommandons fortement la présence d’un contrat

3. Affiliation du salarié à la caisse de retraite, prévoyance et mutuelle

L’entreprise doit affilier son salarié

  • à la caisse de retraite dont elle dépend (variable selon le secteur d’activité)
  • à l’organisme de prévoyance et de mutuelle dont elle est adhérente.

Suite à ces affiliations, une notice d’informations portant sur les garanties de prévoyance et de mutuelle, établie par l’assureur, devra être remis au salarié.

4. Inscription sur le registre du personnel

Dès la première embauche, un registre de personnel doit être tenu par l’entreprise.

Ce registre indique l’ensemble des salariés ayant exercés ou exerçant dans la société.

5. Effectuer la visite d’information et de prévention (VIP)

Une visite d’information et de prévention doit être effectuée par le salarié. Elle est obligatoire pour l’ensemble des salariés quel que soit leur contrat de travail.

La VIP doit être réalisée dans un délai maximal de 3 mois à partir de l’embauche. Ce délai est ramené à 2 mois pour les apprentis. Pour les travailleurs de nuit et ce agé de moins de 18 ans, cette visite doit être faite au préalable avant l’entrée.